Сегодня у нас будет откровенная беседа на животрепещущую тему, которая касается каждого заказчика. Разговор пойдёт об экономии во время подготовки мероприятия. Мы все понимаем, где тут плюсы, но стоит разобраться, где скрываются подводные камни урезания бюджета и как уменьшать смету грамотно.

К рациональному распределению финансов стремится каждый: и клиент, и агентство. Но некоторые виды экономии действительно делают траты максимально эффективными, а другие – порой нивелируют все остальные потраченные деньги и влекут снижение результативности ивента. Давайте  научимся их отличать.

Первое, к чему мы призываем всех, кто столкнулся с проблемой "out of budget", это включить благоразумность. Трезво оцените каждую составляющую сметы на предмет:

- нацеленности на решение поставленной задачи (вы ведь проводите ивент с определенной целью, а не просто ради того, чтобы выпить-закусить-деньги потратить?)

- соответствия концепции (наверняка, вы понимаете, что каждая ИДЕЯ должна работать на реализацию общей концепции, а не быть просто "ради оригинальности");

- весомости смысловой / эстетической / технической нагрузки;

(признаемся, иногда в смете могут быть вещи совершенно не критичные для реализации общей идеи, но порой клиент к сожалению не понимает, что экономия на определенной аппаратуре резко снижает итоговый результат и качество картинки).

Например, если в программе есть несколько шоу-номеров, не связанных между собой единым сюжетом, то при урезании бюджета можно убрать один из них.То же касается дополнительных зон оформлений (welcome, банкетные столы, потолок).

#2 - Сокращайте количество, а не качество 

Если стоит задача «резать», то вступает в силу правило «лучше меньше, да лучше». Оптимизируя затраты, не пытайтесь оставить количество позиций, сократив бюджет на каждую из них. Лучше уберите несколько самых не критичных элементов, но остальные сделайте на высоком уровне. Это даст намного бОльший результат, чем попытка «размазать» бюджет.

#3 - Оцените риски 

К сожалению, в погоне за экономией зачастую клиент заменяет хороший, но дорогой продукт (или услугу) на более дешевый его аналог. И мало кто задается вопросом: «Чем я рискую?»

Во-первых, безопасностью. Если вопрос коснулся таких серьезных аспектов, как техническое оснащение площадки или пиротехника - 100, а лучше 1000 раз обдумайте, стоит ли данный риск сэкономленных денег. Если все же решились, то не поленитесь и проверьте поставщика услуги От и До: начиная с технической документации и заканчивая сбором рекомендаций.

Во-вторых - качеством мероприятия. Да, Вы можете заказать гелиевые шарики подешевле, но они не «доживут» до окончания события. А более экономные световые приборы, как выяснится, не дадут того эффекта, который обеспечат дорогостоящие. И количество выстрелов пиротехники отнюдь не гарантирует зрелищности салюта, потому что ему нужна еще и режиссура. Как, впрочем, и всему вашему мероприятию – хотя часто в первую очередь клиент желает уменьшить именно затраты на услуги режиссера, считая их неважными…

В-третьих – вы рискуете Вашим спокойствием. Понятное дело, что тот, кто занимается организацией, никогда не будет спокоен до конца. Но легче быть уверенным в подрядчике, проверенном годами и с многолетним опытом за спиной, чем переживать за нового (дешевого), который будет набивать свои шишки на вашем событии. Когда вас окружают профессионалы, это стоит дороже, но экономит ваши нервы, оставляя возможность уделить внимание самым главным вопросам.

#4 - Не экономьте на концепции либо откажитесь
от неё

Да, это жестоко, но законы современного ивента воистину суровы.

Публика сегодня избалована яркими событиями и эмоциями: будь то сотрудники компании или аудитория бренда. Каждое мероприятие должно приносить измеряемые результаты, а значит больше нет места «простым посиделкам».

Сегодня качественное мероприятие - это целая жизнь со своей микровселенной, в которой действуют определенные правила и законы. Поэтому каждый раз убирая элемент из сметы, не всматриваясь в логику сюжета и сценарий, мы удаляем из созданного «мира» важные элементы, нарушая смысловые цепочки. Как итог – концепция может разрушиться как карточный домик, не принеся желаемого эффекта.  

Поэтому если вопрос стоит ребром, подумайте: возможно данная идея пока не может быть реализована и следует ее упростить или заменить? Либо наступить на горло ивенторской песне и сделать просто «красиво» (прим. автора: это самый крайний случай).

И хотя в кругах ивенторов есть внегласный закон - "креатив начинается там, где заканчиваются деньги", не стоит думать, что идеи бесплатны. Чтобы их достойно реализовать нужны финансы. Поэтому не пытайтесь, «купив» классную концепцию у агентства, требовать реализовать ее за половину указанной стоимости. Лучше еще «на берегу» в начале тендера указывайте бюджет, в который должен «поместиться» наш креатив:)

#5 - делайте по совести

Мы призываем всех и каждого, в любой ситуации, оставаться человеком. И поступать так, чтобы не было стыдно об этом детям рассказать…    

За 10 лет мы не раз сталкивались со всеми видами «экономии» как со стороны клиентов, так и со стороны коллег по цеху и подрядчиков. Иногда это были мелкие и даже забавные истории, а иногда все шло к банальному желанию «сэкономить, чтобы меньше потратить / больше заработать». Поверьте, ваши гости почувствуют, с каким отношением вы сделали это событие. Поэтому лучше уж никак, вместо как-нибудь. Экономьте тогда, когда это действительно нужно. И точно не на комфорте гостей, ведь так или иначе, вы делаете свое мероприятие ради них.  

В заключении

Поверьте, мы ни в коем случае не утверждаем, что экономия - это плохо. Как и не приветствуем слепую расточительность. Мы ЗА мудрое распределение финансов. И данный пост создан лишь для того, чтобы призвать всех обдуманно и взвешенно «резать» сметы.

Как показала практика, оптимизация сметы - самый коварный этап подготовки. И относиться к нему следует с особым вниманием и пониманием. 

Возможно вам понравится